SITE WEB

(Délai : 6 mois à 1 an avant l’activité)

Une page de notre site web sera consacrée à votre événement. Il faudrait donc prévoir de nous fournir les éléments suivants :

  1. Une brève description de l’activité (EN et FR);
  2. Une liste des conférenciers invités ainsi que leur affiliation et leur adresse courriel.

Optionnel :

  1. Formulaire de demande de soutien financier en ligne si vous planifiez couvrir en partie les frais de voyage pour des étudiants; jeunes chercheurs.
  2. Formulaire de soumission en ligne si vous souhaitez organiser une session d’affiches.
SOUTIEN FINANCIER AUX PARTICIPANTS ET INVITATIONS

(Délai : 6 mois à 1 an avant l’activité)

Nous vous suggérons d’envoyer d’abord une invitation informelle aux conférenciers que vous souhaitez inviter. Des lettres d’invitation officielles du CRM, précisant le financement offert, seront ensuite envoyées par courrier électronique à chaque invité.

Offre de financement possibles selon le budget:

Note : Prévoyez que les prix devraient augmenter dans les prochaines années à l’inverse du budget.

Le budget avec le financement offert aux conférenciers doit être établi 1 an à l’avance.

Le soutien financier aux participants peut couvrir les 3 volets suivants :

  1. Frais de voyage

Les frais de voyage doivent être en classe économique.

Lien vers DF-8 et tableau des classes économiques (uniquement en français)

Limité au transport aller-retour entre le domicile et l’hébergement sur le lieu de l’activité y compris les transferts de/vers l’aéroport.

Note : Le CRM ne peut pas procéder à la réservation de billets.

  1. Hébergement
  • Hébergement réservé par le CRM : facturation directe au CRM
  • Réservation faite par les participants : Remboursement jusqu’à concurrence du maximum offert
  1. Frais de séjour

Repas et/ou frais de subsistance jugés valables selon les normes de l’UdeM.

  • Maximum 65 $/jour si l’hébergement est couvert
  • Maximum 105 $/jour si l’hébergement n’est pas couvert
FRAIS D’INSCRIPTION ET ACTIVITÉS SOCIALES

(Délai : 3 mois avant l’activité)

Des frais d’inscription doivent être facturés pour chaque activité.

Ces frais sont nécessaires pour couvrir en partie les frais de pauses café. Nous aurons également besoin de connaître le nombre approximatif de participants attendus.

Les autres activités sociales telles que réception et/ou banquet doivent être auto-financées via des frais d’inscription supplémentaires.

Les frais d’inscription minimum par semaine sont les suivants:

  • 25 $ pour les étudiants;
  • 50 $ pour les chercheurs postdoctoraux;
  • 100 $ pour les professeurs;
  • Montant à déterminer pour les activités sociales, prévoir des frais de 30$ à 150$.

Note 1 : Prendre en considération dans le budget que les conférenciers ne paient généralement pas de frais d’inscription, toutefois ils doivent payer les frais pour les activités sociales.

Note 2 : Les organisateurs sont responsables de l’organisation des banquets.

SOUTIEN TECHNIQUE

(Délai : 2 mois avant l’activité)

Modalités

Afin de prévoir une aide technique nous devrons connaître le mode de présentation de l’activité: présentiel ou hybride.

Enregistrement

Si vous souhaitez que certaines sessions soient enregistrées sur Zoom et/ou diffusées sur YouTube, il faut en faire une demande et en expliquer les raisons, car nous devrons prévoir les ressources nécessaires.

PROGRAMME

(Délai : 2 mois avant l’activité)

  • 2 mois à l’avance : Un programme préliminaire afin de construire l’horaire, de réserver les locaux et de prévoir les pauses.
  • 1 mois à l’avance : Unprogramme final avec les titres et résumés.

Titres et résumés

Nous pouvons mettre en place un formulaire pour recueillir les titres, résumés, mode de présentation et permission d’enregistrement le cas échéant.

RAPPORT

(Pour chaque activité terminée)

Les organisateurs de chaque activité devront soumettre un rapport; ils recevront un courriel de rappel à cet effet.

CONTRIBUTIONS FINANCIÈRE DES PARTENAIRES EXTERNES AUX ACTIVITÉS

(Pour chaque activité terminée)

  • Le CRM doit inclure les montants réels des contributions financières de partenaires externes tels que NSF, MSRI etc. dans son rapport annuel au CRSNG. Si vous avez obtenu un tel financement et que des dépenses ont été payées directement par ces partenaires sans passer par CRM, vous devrez nous fournir les coordonnées des personnes-ressources responsables du financement dans ces organismes.
    PUBLICATIONS

    Le CRM encourage des publications issues de ses activité, en particulier les monographies et les actes des conférences, qui peuvent être publiés dans les séries de livres du CRM avec l’AMS ou avec Springer.

    Les organisateurs sont invités à contacter publications@crm.umontreal.ca pour discuter de ces possibilités.