BUDGET 

Le budget comprend les éléments suivants. Les montants dépendront de la durée et de l’amplitude du programme proposé :

      1. Subvention CRSNG: coûts liés aux activités scientifiques incluses dans le programme: ateliers, écoles, conception graphique (affiches et bannières de page web);
      2. Jusqu’à 2 chaires Aisenstadt;
      3. Financement Simons (sujet au prolongement de notre subvention, au printemps 2024);

    3.1. Professeurs et universitaires invités
    3.2. Un appui pour boursier postdoctoral complet ou divisé en deux
    3.3. Dans des cas exceptionnels : appui pour 1 dégrèvement d’enseignement pour un organisateur

    1. Financement FRQ: chercheurs français participant aux activités thématiques du programme;
    2. Appui possible du côté du CNRS-IRL pour les séjours de longue durée de chercheurs français (à discuter avec le directeur de l’IRL);
    3. Sources extérieures: les organisateurs sont encouragés à faire des demandes de soutien financier à d’autres organismes tels que NSF, Clay Mathematics Institute, etc.

    Note : Nous vous déconseillons fortement d’organiser des activités les jours fériés.

    Si tel devait être le cas, le soutien fourni par le CRM prendrait en compte le coût supplémentaire des heures supplémentaires pour le personnel, le montant serait déduit dans le budget proposé.

    SITE WEB

    (Délai : 1 an avant le début du programme)

    Une page de notre site web sera consacrée à votre événement. Il faudrait donc prévoir de nous fournir les éléments suivants :

    1. Une brève description du programme en anglais et en français;
    2. Une brève description de chaque atelier avec les dates prévues en anglais et en français;
    3. Une liste des conférenciers invités ainsi que leur affiliation et leur adresse courriel;
    4. Une biographie en anglais et en français des Chaires Aisenstadt.

    Un formulaire d’inscription en ligne sera mis en place pour chaque activité.

    Nous pouvons fournir les éléments facultatifs suivants :

    1. Formulaire de demande de soutien financier en ligne si vous planifiez couvrir en partie les frais de voyage pour des étudiants et/ou jeunes chercheurs.
    2. Formulaire de soumission en ligne si vous souhaitez organiser une session d’affiches.
    AFFICHE

    (Délai : 6 mois avant le début du programme)

    Nous pouvons préparer une affiche physique et numérique incluant le titre, les dates de l’événement, une brève description, les organisateurs, les partenaires financiers, la liste des conférenciers (facultatif) et toute autre information que vous souhaiteriez ajouter.

    Le coût approximatif est de 2500 $ pour 200 exemplaires de 17×23 pouces + bandeaux de page web. C’est une dépense à même le budget de l’activité.

    Veuillez nous envoyer une image en haute résolution en lien avec votre thème afin que nous la soumettions à notre graphiste pour la conception de l’affiche.

    SOUTIEN FINANCIER AUX PARTICIPANTS ET INVITATIONS

    (Délai : 6 mois à 1 an avant le début du programme)

    Nous vous suggérons d’envoyer d’abord une invitation informelle aux conférenciers que vous souhaitez inviter. Des lettres d’invitation officielles du CRM, précisant le financement offert, seront ensuite envoyées par courrier électronique à chaque invité.

    Offre de financement possibles selon le budget:

    Note : Prévoyez que les prix devraient augmenter dans les prochaines années à l’inverse du budget.

    Le budget avec le financement offert aux conférenciers doit être établi 1 an à l’avance. 

    Le soutien financier aux participants peut couvrir les 3 volets suivants : 

    1. Frais de voyage

    Les frais de voyage doivent être en classe économique.

    Limité au transport aller-retour entre le domicile et l’hébergement sur le lieu de l’activité y compris les transferts de/vers l’aéroport.

    Note : Le CRM ne peut pas procéder à la réservation de billets.

    1. Hébergement
    • Si l’hébergement est réservé par le CRM : facturation directe au CRM
    • Si la réservation faite par les participants : Remboursement jusqu’à concurrence du maximum offert
    1. Frais de séjour

    Repas et/ou frais de subsistance jugés (pas de reçus requis)

    • Maximum 65 $/jour si l’hébergement est couvert
    • Maximum 105 $/jour si l’hébergement n’est pas couvert
    FRAIS D’INSCRIPTION ET ACTIVITÉS SOCIALES

    (Délai : 3 mois avant chaque atelier)

    Des frais d’inscription doivent être facturés pour chaque activité.

    Ces frais sont nécessaires pour couvrir en partie les frais de pauses café. Nous aurons également besoin de connaître le nombre approximatif de participants attendus.

    Le CRM offre une réception pour chaque série de conférences de Chaire Aisenstadt. Les autres activités sociales telles que réception et/ou banquet doivent être auto-financées via des frais d’inscription supplémentaires.

    Les frais d’inscription minimum par semaine sont les suivants:

    • 25 $ pour les étudiants;
    • 50 $ pour les chercheurs postdoctoraux;
    • 100 $ pour les professeurs;
    • Montant à déterminer pour les activités sociales, prévoir des frais de 30$ à 150$.

    Note 1 : Prendre en considération dans le budget que les conférenciers ne paient généralement pas de frais d’inscription, toutefois ils doivent payer les frais pour les activités sociales.

    Note 2 : Les organisateurs sont responsables de l’organisation des banquets s’ils décident d’en faire.

    SOUTIEN TECHNIQUE

    (Délai : 2 mois avant chaque atelier)

    Afin de prévoir une aide technique nous devrons connaître le mode de présentation de l’activité: présentiel ou hybride.

    Enregistrement

    Si vous souhaitez que certaines sessions soient enregistrées sur Zoom et/ou diffusées sur YouTube, il faut en faire une demande et en expliquer les raisons, car nous devrons prévoir les ressources nécessaires.

    PROGRAMME

    (Délai : 2 mois avant chaque atelier)

    • 2 mois à l’avance : Un programme préliminaire afin de construire l’horaire, de réserver les locaux et de prévoir les pauses.
    • 1 mois à l’avance : Unprogramme final avec les titres et résumés.

    Titres et résumés

    Nous pouvons mettre en place un formulaire pour recueillir les titres, résumés, mode de présentation et permission d’enregistrement le cas échéant.

    RAPPORT

    (Pour chaque activité terminée)

    Les organisateurs de chaque activité devront soumettre un rapport; ils recevront un courriel de rappel à cet effet.

  2. CONTRIBUTIONS FINANCIÈRE DES PARTENAIRES EXTERNES AUX ACTIVITÉS

    (Pour chaque activité terminée)

  3. Le CRM doit inclure les montants réels des contributions financières de partenaires externes tels que NSF, MSRI etc. dans son rapport annuel au CRSNG. Si vous avez obtenu un tel financement et que des dépenses ont été payées directement par ces partenaires sans passer par CRM, vous devrez nous fournir les coordonnées des personnes-ressources responsables du financement dans ces organismes.
    PUBLICATIONS

    Les conférenciers de la Chaire Aisenstadt sont invités à soumettre un manuscrit à la CRM Monograph Series, publiée par l’AMS.

    Le CRM encourage d’autres publications issues des activités du programme thématique, en particulier les actes des conférences, qui peuvent être publiés dans les séries de livres du CRM avec l’AMS ou avec Springer.

    Les organisateurs sont invités à contacter publications@crm.umontreal.ca pour discuter de ces possibilités.